Laut Wachstumschancengesetz müssen ab 01.01.2025 alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische B2B-Rechnungen (Business-to-Business) zu empfangen und zu verarbeiten. Dies bedeutet konkret, dass der Empfang von elektronischen Rechnungen nicht mehr abgelehnt werden und auf die Zustellung in einem anderen Format (z. B. Papierrechnung per Post) bestanden werden kann. Rechnungsstellende Unternehmen dürfen nur dann noch ihre Rechnungen per PDF oder als INVOIC-Nachricht per EDI verschicken, wenn der Empfänger dieser Form zugestimmt hat. Diese Übergangslösung endet allerdings am 01.01.2028. Ab 2029 sind nur noch E-Rechnungen im Format EN16931 erlaubt.

Wichtig: Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!

Im Unterschied zur eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung ist die neue E-Rechnung ein Beleg in einem nach EU-Norm elektronischen, strukturierten Format. Sie wird elektronisch übermittelt bzw. empfangen und ermöglicht, Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme zu importieren.

Aktuell erfüllen in Deutschland zwei Rechnungsformate die Anforderungen dieser Norm: X-Rechnung (reines XML-Format) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML).

Was gilt für Rechnungsempfänger?

Die neue E-Rechnungspflicht gilt wie dargestellt grundsätzlich ab 01.01.2025. Unabhängig davon, ob ein inländisches Unternehmen als Rechnungsaussteller elektronische Rechnungen entsprechend den neuen Anforderungen im strukturierten Format ausstellt (und demnach die Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt), müssen inländische unternehmerische Rechnungsempfänger also bereits ab 01.01.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen. Anders als bisher ist die elektronische Rechnungstellung auch nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft; diese ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen bzw. in den Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht (z. B. bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).

Hinweis: Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungstellung.