Ein Arbeitsvertrag kann schriftlich, mündlich oder auch durch konkludentes Handeln geschlossen werden. Allerdings verpflichtete bisher das sogenannte Nachweisgesetz Arbeitgeber, jedem neuen Arbeitnehmer binnen gesetzlicher Fristen ein eigenhändig unterzeichnetes Schriftstück auszuhändigen, in dem die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses niedergelegt sind. Bei bereits bestehenden Arbeitsverträgen, die nicht schriftlich verfasst wurden, kann ein Arbeitnehmer eine vollständige Darlegung aller Vertragsinhalte verlangen. Auch diese Darlegung musste seitens des Arbeitgebers bisher binnen gesetzlicher Frist schriftlich erfolgen.

Das am 18.10.2024 verabschiedete Bürokratieentlastungsgesetz, welches größtenteils zum 01.01.2025 in Kraft tritt, hat diesen Nachweisprozess nunmehr etwas vereinfacht. Das Nachweisgesetz wird nämlich dahingehend geändert, dass es Arbeitgebern ab Januar 2025 ermöglicht wird, den oben beschriebenen jeweiligen Nachweis in sogenannter Textform (§ 126b BGB) abzufassen und elektronisch zu übermitteln, wenn der Arbeitnehmer nicht ausdrücklich die Schriftform verlangt. Textform bedeutet, dass es mindestens eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger geben muss, die zugleich auch die Person des Erklärenden erkennen lässt.  Eine elektronische qualifizierte Signatur oder eigenhändige Unterschrift ist somit nicht mehr erforderlich.

Der Textform genügen würden beispielsweise danach E-Mails mit einer Auflistung der Inhalte, aber auch getextete Vertragsbedingungen oder auf den konkreten Fall angepasste Arbeitsverträge, die keine Unterschrift aufweisen aber in der Unterschriftenzeile eine natürliche Person erkennen lassen.

Allerdings muss das Dokument so gestaltet sein, dass es schließlich den Mitarbeitenden auch jederzeit zugänglich ist und der Mitarbeitende muss das Dokument selbst speichern und ausdrucken können (das Dokument darf entsprechend keine dies verhinderten Sicherheitseinstellungen haben oder sich selbst wieder löschen). Ferner benötigt der Arbeitgeber einen Empfangsnachweis, er muss entsprechend bei der Übermittlung des Dokuments zu einer solchen Bestätigung des Eingangs auffordern. Eine typische E-Mail-Eingangsbestätigung dürfte aber ausreichen.

Aber der Nutzen dieser Änderungen für die Praxis ist aus nachfolgenden Gründen sehr begrenzt:

Vereinbarungen über die Befristung von Arbeitsverhältnissen müssen nach § 14 Abs. 4 Teilzeitbefristungsgesetz nämlich weiterhin schriftlich vor Arbeitsantritt festgehalten werden, sonst ist die Befristung unwirksam und es entsteht ein unbefristetes Arbeitsverhältnis.

Will der Arbeitgeber ein sogenanntes nachvertragliches Wettbewerbsverbot vereinbaren, muss dieses nach § 74 Abs. 1 HGB ebenfalls weiterhin schriftlich vereinbart werden, um wirksam werden zu können.

Außerdem sind die in § 2a Abs. 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Branchen (der Einzelhandel gehört nicht hierzu, das Logistikgewerbe aber schon) von den oben beschriebenen neuen Formerleichterungen im Nachweisgesetz ausgenommen, d. h. in den Branchen muss weiterhin alles schriftlich dokumentiert werden.

Im Übrigen gelten obige Ausführungen zur digitalen Möglichkeit nach dem Nachweisgesetz auch für tarifgebundene Unternehmen. Das Problem bei den tarifgebundenen Unternehmen in der Einzelhandelsbranche ist jedoch, dass die Einzelhandelstarifverträge in der Regel vorsehen, dass Arbeitsverträge schriftlich zu schließen sind. Eine entsprechende Regelung enthält auch § 2 Ziffer 1 des Einzelhandelstarifvertrages für den niedersächsischen Einzelhandel.

Verbandsseitig wird weiterhin empfohlen, für Arbeitsvertragsabschlüsse die Musterarbeitsverträge des Handelsverbandes zu verwenden und diese Verträge immer schriftlich durch Zeichnung beider Vertragspartner abzuschließen. Sie sind zwingend schriftlich abzuschließen, wenn eine Befristung vereinbart werden soll. Anschließend könnten dem Arbeitnehmer entweder Originale ausgehändigt oder verschickt, alternativ Kopien (genügen der Textform, sofern die Unterzeichner erkennbar sind) ausgehändigt, geschickt oder gemailt werden. Der Arbeitgeber sollte immer ein der Schriftform genügendes Original-Vertragsdokument behalten.

Sollten Sie diesbezüglich Fragen haben, stehen Ihnen die Juristen des Handelsverbandes gerne zur Verfügung.