Verpflichtende elektronische Rechnung für Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmen. Was ist zu beachten?
Wer ist von der verpflichtenden E-Rechnung betroffen?
Betroffen sind alle Unternehmer, die in Deutschland ansässig sind und B2B-Geschäfte vornehmen. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Unternehmen eine Leistung erbringt oder der Leistungsempfänger ist. Unternehmer sind alle, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausüben. Dies umfasst sowohl umsatzsteuerpflichtige Unternehmen als auch Anbieter von umsatzsteuerfreien Leistungen, z. B. Freiberufler oder Vermieter von Wohnungen, Kleinunternehmer oder Ärzte. Alle Unternehmer müssen zumindest E-Rechnungen empfangen können.
Auch stationäre Einzelhändler, die im Ladengeschäft ausschließlich an Konsumenten (B2C-Geschäfte) verkaufen, sind betroffen. Denn sie beziehen Waren von anderen Unternehmen und müssen deshalb E-Rechnungen empfangen können. Wenn Einzelhändler auch an unternehmerische Kunden verkaufen (B2B-Geschäfte), müssen sie diesen Kunden eine E-Rechnung ausstellen, wenn der Brutto-Rechnungsbetrag den Wert von 250 EUR (Kleinbetragsrechnung) übersteigt.
Verpflichtende Einführung ab 2025. Gibt es Übergangsregelungen?
2025 ist niemand gesetzlich verpflichtet, eine E-Rechnung auszustellen, auch bei B2B-Geschäften nicht. Bis Ende des Jahres 2026 kann jede Rechnung ohne Zustimmung des Empfängers auf Papier ausgestellt und postalisch versendet werden. 2027 müssen Unternehmen, die 2026 einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 EUR aufwiesen, E-Rechnungen ausstellen. Ab 2028 ist die Ausstellung von E-Rechnungen bei B2B-Geschäften grundsätzlich verpflichtend. Während dieser Übergangszeit kann immer eine gesetzeskonforme E-Rechnung ausgestellt werden. Es ist nur noch nicht verpflichtend.
Besteht Empfangspflicht?
Für die Empfangsfähigkeit gibt es keine Übergangsregelung und keine Ausnahme. Alle Unternehmen bzw. unternehmerisch Tätigen, also auch Einzelhändler, müssen bei B2B-Geschäften bereits 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang reicht bis auf weiteres die Bereitstellung einer E-Mail-Adresse bzw. ein E-Mail-Postfach. Die Empfangspflicht besteht für alle Formate, die der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungstellung EN 16931 entsprechen. Für Erweiterungen der Norm besteht keine Empfangspflicht. Andere, nicht EN 16931 konforme E-Rechnungsformate können genutzt werden, wenn sich die Geschäftspartner darauf einigen. Hierfür besteht aber keine Empfangsverpflichtung.
Gibt es Ausnahmen?
Ausnahmen von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung bei B2B-Geschäften gibt es nach Ablauf der Übergangsfristen nur noch für umsatzsteuerfreie Umsätze von Unternehmen (z. B. steuerfreie Wohnungsvermietung) sowie grundsätzlich für Lieferungen und Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, z. B. Verbände und Vereine. In diesen Fällen kann eine sonstige Rechnung ausgestellt werden. Bei diesen Ausnahmen gibt es aber Einschränkungen. Außerdem muss bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250 EUR Bruttobetrag), Fahrausweisen, die als Rechnung gelten und Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden, keine E-Rechnung ausgestellt werden.
Bei allen B2B-Geschäften, bei denen keine E-Rechnung ausgestellt werden muss, kann aber immer eine E-Rechnung ausgestellt werden, wenn sich die Geschäftspartner darauf einigen.
Wer ist in Deutschland ansässig?
Die Ansässigkeit in Deutschland liegt vor, wenn der Unternehmer in einem dieser Gebiete seinen Sitz, seine Geschäftsleitung, eine umsatzsteuerrechtliche Betriebsstätte, die an dem Umsatz beteiligt ist, oder seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt hat. Typischerweise ist dies an der Verwendung einer deutschen USt-IdNr. erkennbar. Dann muss eine E-Rechnung ausgestellt, übermittelt und empfangen werden.
Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht auch für innergemeinschaftliche Lieferungen aus Deutschland an die Betriebsstätte eines anderen inländischen Unternehmers in der EU. D. h. bei einer grenzüberschreitenden Lieferung an eine Betriebsstätte eines deutschen Unternehmens in einem anderen EU-Mitgliedsstaat muss eine E-Rechnung ausgestellt werden. Der leistende Unternehmer muss bei innergemeinschaftlichen Lieferungen aus Deutschland prüfen, ob er an eine ausländische Betriebsstätte eines anderen deutschen Unternehmens liefert. Bei dieser Prüfung kann sich der Rechnungsaussteller bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf die Angabe des Leistungsempfängers verlassen, ob dieser ein inländischer Unternehmer ist oder nicht, sofern ihm keine gegenteiligen Informationen vorliegen. Eine Überprüfung einer USt-IdNr. über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystems MIAS ist somit grundsätzlich nicht erforderlich.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, der elektronisch übermittelt und empfangen wird, die notwendigen Rechnungsangaben enthält und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Wichtig ist, dass die Rechnungsverarbeitung beim Rechnungsempfänger auch weiterhin manuell erfolgen darf. Die elektronische Verarbeitung muss nur möglich sein.
Folglich ist eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung keine E-Rechnung im Sinne des UStG. Bei dieser Rechnung ist keine elektronische Verarbeitung möglich. Dies ist wie die Papierrechnung eine Form der sonstigen Rechnung.
Typische zulässige E-Rechnungsformate sind die XRechnung, die bereits für Rechnungen an den öffentlichen Sektor verwendet wird, oder das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC‑WL).
Hinweis: Bei der XRechnung gibt es das Pflichtfeld „Leitweg-ID“. Dies ist eine behördeninterne Kennung, die bei privaten Rechnungsempfängern fehlt. Da das Feld nicht leer bleiben darf, kann hier z. B. der Name der Person oder der Abteilung im Unternehmen angegeben werden, die die Rechnung erhalten soll (z. B. „z. H. Frau/Herr XY“ oder „Buchhaltung“).
Der Umfang der abbildbaren Rechnungsdaten ist sowohl bei XRechnungen als auch bei ZUGFeRD Rechnungen noch begrenzt. Es gibt Erweiterungen (Extensions), die zusätzliche Rechnungsinhalte in strukturierter Form erfassen können, z. B. ZUGFeRD-Extended. Über deren Verwendung müssen sich die Geschäftspartner verständigen. Es gibt keine Empfangspflicht.
Große Unternehmen mit besonderen Anforderungen an die Rechnungsdaten nutzen zusätzlich noch weitere E-Rechnungsformate, insbesondere den EDIFACT Standard bzw. ein dazugehöriges Subset. Hierfür gelten besondere Vorschriften, die hier nicht aufgeführt sind. Diese Formate entsprechen zurzeit (noch) nicht der Norm EN 16931 und daher besteht keine Empfangspflicht.
Die Geschäftspartner müssen sich über die Verwendung eines Formats einigen, das nicht der Norm EN 16931 entspricht; eine solche Einigung ist gesetzlich grundsätzlich zulässig. Die Verwendung solcher Formate bedarf typischerweise auch besonderer technischer Voraussetzungen. Sollte Ihr Geschäftspartner die Nutzung eines solchen Formats wünschen, erkundigen Sie sich bitte bei ihm, Ihrem Steuerberater und/oder Ihrem Service-Provider über die Rahmenbedingungen der Nutzung.
Ist der Verkaufskanal oder die Zahlungsweise relevant?
Die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung ist unabhängig vom Verkaufskanal oder der Zahlungsweise. Egal ob ein Umsatz stationär oder online getätigt wird und egal ob bar oder mit Girocard gezahlt wird oder ob auf Rechnung gekauft wird, muss bei umsatzsteuerpflichtigen B2B-Geschäften immer eine E-Rechnung ausgestellt werden.
Verträge als Rechnung
Verträge können als Rechnung angesehen werden, wenn sie die erforderlichen Rechnungsangaben enthalten. Sofern eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung bei einem Dauerschuldverhältnis (z. B. umsatzsteuerpflichtiges Mietverhältnis oder Telekommunikationsvertrag) besteht, reicht es, wenn einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird, in welcher der zugrundeliegende Vertrag als Anhang enthalten ist (E-Rechnungsformate bieten die Möglichkeit einen unstrukturierten Anhang zu integrieren).
Für vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die erforderlichen Rechnungsangaben nicht ändern. Ändern sich die umsatzsteuerrechtlichen Rechnungspflichtangaben, z. B. bei einer Mieterhöhung, muss immer eine (neue) E-Rechnung ausgestellt werden, unabhängig davon wann der Vertrag geschlossen wurde und ob bereits zuvor eine E-Rechnung ausgestellt wurde.
Wie kann eine E-Rechnung gelesen werden?
Eine E-Rechnung kann ohne technische Hilfe nicht gelesen werden. Dies gilt auch bereits heute für ein PDF-Dokument. Für die E-Rechnung werden künftig andere Programme zur Verarbeitung benötigt.
Die meisten Buchhaltungsprogramme bieten Module zur Verarbeitung von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen an. Wenden Sie sich bei Fragen zu diesen Programmen bitte an Ihren Steuerberater.
Zusätzlich bietet z. B. das Elster-Portal der Finanzverwaltung die Möglichkeit, eine E-Rechnung zu visualisieren.
Zurzeit befindet sich eine Vielzahl von Programmen zur Visualisierung von E-Rechnungen in der Entwicklung. Deren Funktionalität und Komfort ist höchst unterschiedlich. Bereits heute nutzbare Verfahren sind z. B. der Quba-Viewer oder das Webportal portinvoice. Prüfen Sie, welches Programm oder welches Portal Ihren Bedürfnissen am besten entspricht, wenn Sie kein Buchhaltungsprogramm mit integrierter E-Rechnungsfunktionalität nutzen wollen.
Wie muss eine E-Rechnung aufbewahrt werden?
Bei einer E‑Rechnung muss der strukturierte Datensatz während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsdauer (8 Jahre) gespeichert werden. Dabei sind die Vorschriften der GoBD zu beachten. D. h. die Archivierung muss revisionssicher sein. Wenden Sie sich bei Fragen bitte an Ihren Steuerberater.
Das Vorgehen, eine empfangene Rechnungsdatei, z. B. ein PDF auszudrucken und diesen Ausdruck zu archivieren, ist bereits heute nicht gesetzeskonform. Dies ist allerdings heute bei PDF-Dateien schwer nachprüfbar. Spätestens wenn die E-Rechnung bei umsatzsteuerpflichtigen B2B-Geschäften allgemein verpflichtend ist, ist eine Ablage in Papierform nicht mehr möglich.