In vielen Arbeitsverhältnissen spielt die Stellung eines Dienstwagens auch zur privaten Nutzung eine wichtige Rolle. Der Dienstwagenfahrer hat die Privatnutzung zu versteuern. Die Ermittlung der Versteuerung kann nach der sogenannten 1 %-Methode oder durch die Führung eines Fahrtenbuchs erfolgen. Aus Vereinfachungsgründen und aus Gründen der Bequemlichkeit wählen die meisten Dienstwagennutzer die Pauschalversteuerung.

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Ist die Nutzung des Dienstwagens für Privatfahrten eher gering, ist für den Arbeitnehmer die Führung eines Fahrtenbuchs lukrativer. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch kann neben der Papierform auch in elektronischer Form geführt werden. Bei einem Fahrtenbuch in elektronischer Form sind jedoch systembedingt Besonderheiten zu beachten.

Voraussetzung für die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs ist, dass eine nachträgliche Änderung der mittels eines Computerprogramms erzeugten Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms gänzlich ausgeschlossen ist oder jede Änderung in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt wird. Müssen erst weitere Listen angefordert oder Abfragen bei Dritten durchgeführt werden, wird ein elektronisches Fahrtenbuch den aufgestellten Anforderungen nicht gerecht, stellte der Bundesfinanzhof mit Beschluss vom 12.01.2024 – IVB 37/23 – fest. Erfüllt ein elektronisches Fahrtenbuch diese Anforderungen nicht, kann es der Besteuerung nicht zugrunde gelegt werden, sodass nachträglich die sogenannte 1 %-Methode zwingend anzuwenden ist.